Economie de timp si bani
Unul dintre cele mai mari costuri ascunse ale utilizarii intensive a documentelor in format pe hartie este timpul pierdut in manipularea acestora. Putem spune ca unui angajat ii ia cel putin 5 minute sa se duca la fiset, sa caute documentul dorit si sa-l duca la birou sau in locatia unde este necesara consultarea acestuia. Daca fiecare angajat ar lucra zilnic cu doar 4 documente, timpul pierdut doar cu localizarea si transportul acestora ar ajunge anual la 2 saptamani. La zece documente pe zi, intr-un an fiecare angajat va fi platit inutil mai mult de o luna. Folosind BlueDoc, cautarea si accesarea unui document dureaza cateva secunde, eliminand astfel aceste costuri.
Avand posibilitatea de efectuare a copiilor de siguranta pentru intreaga baza de documente, BlueDoc elimina de asemenea si costurile de refacere a documentelor pierdute.
Totodata sunt realizate economii si prin reducerea substantiala a spatiului de depozitare, a costurilor hartiei si a celor legate de imprimare si arhivare, necesare in cazul documentelor pe hartie.
Securitate
BlueDoc va protejeaza documentele si dosarele de accesarea, modificarea sau stergerea nepermisa. Accesul in sistem este posibil doar pe baza de utilizator si parola. Drepturile de utilizare se pot stabili la nivel de dosare pentru fiecare utilizator, cat si pentru grupuri de utilizatori.
Recuperarea datelor in cazul dezastrelor
Independent de formatul pe hartie sau electronic al documentelor exista posibilitatea aparitiei evenimentelor nefericite ce pot duce la distrugerea arhivelor. In cazul sistemului BlueDoc crearea de copii de siguranta periodice a intregii baze de date va asigura restaurarea integrala a documentelor.
Usurinta in accesare
BlueDoc va faciliteaza accesarea tuturor documentelor indiferent de locatia fizica in care va aflati. O imbunatatire semnificanta fata de documentele pe hartie este posibilitatea ca mai multi angajati sa poata examina simultan acelasi document.
In cazul in care un document trebuie modificat, sistemul va impiedica modificarea simultana de catre mai multi utilizatori evitandu-se astfel posibilitatea ca acestia sa-si anuleze munca reciproc. Practic pe durata modificarii de catre un utilizator, documentul va fi disponibil pentru ceilalti doar pentru vizualizare.
Consistenta proceselor
Indiferent de marimea organizatiei sistemul va ajuta sa definiti o serie de reguli ce trebuie respectate in lucrul cu documente. Este posibil ca diferite departamente sa aiba procese de aprobare diferite, dar BlueDoc va asigura ca acestea, o data definite, vor fi urmate intocmai de toti angajatii. Astfel consistenta in completarea datelor si fluxurile de lucru nu vor avea de suferit chiar daca veti angaja noi persoane.
Usurinta regasirii documentelor
BlueDoc va pune la dispozitie mai multe modalitati de catalogare si cautare a documentelor. Puteti grupa ierahic dosare cu documente, iar fiecare document poate fi incadrat intr-o categorie primind astfel informatii suplimentare de catalogare. Complementar cautarii dupa informatiile de catalogare, aveti chiar si posibilitatea de a cauta cuvinte aflate in textul documentelor, avantaj net superior fata de documentele in format hartie.